E-Rechnungspflicht in Deutschland

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein strukturiertes Rechnungsformat, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu PDF-Dateien oder Papierrechnungen basiert die E-Rechnung auf standardisierten Datenformaten (z. B. XML), die maschinell lesbar sind. Dadurch wird der Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsdaten effizienter, fehlerärmer und transparenter.
Die Vorgabe in Deutschland orientiert sich an der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die darauf abzielt, europaweit einheitliche Standards für elektronische Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen zu schaffen.

Im Verwaltungsalltag bedeutet das, eine in einem Ordner gespeicherte PDF-Rechnung ist KEINE E-Rechnung und nicht gesetzmäßig!

Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft:

Unternehmen, die Geschäfte mit der öffentlichen Hand tätigen:
Ab dem Stichtag müssen Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder und Kommunen) Rechnungen stellen, diese in elektronischer Form einreichen.

Unternehmen im B2B-Bereich:
Ab Januar 2025 sollen elektronische Rechnungen auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) schrittweise verpflichtend werden. Hierbei wird erwartet, dass die neue Regelung insbesondere für umsatzsteuerrelevante Geschäftsvorgänge gilt.

Freiberufler und Kleinunternehmer:
Auch kleinere Unternehmen und Selbstständige, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, sind von der Umstellung betroffen, sofern sie Rechnungen über 250 € netto stellen.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja, Kleinbetragsrechnungen bis € 250,- und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Eine E-Rechnung muss alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, darunter:

- Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungsausstellung
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Beschreibung der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag
- Gesamtsumme der Rechnung

Zusätzlich werden diese Angaben in einem strukturierten Format bereitgestellt, z. B. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung, einem Standard, der speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde.

Für Unternehmen ist insbesondere die Kombination aus § 4a UStG (verpflichtender Einsatz von E-Rechnungen im steuerlichen Kontext) und der E-Rech-VO (technische Umsetzung) relevant.

Die Übermittlung der E-Rechnung erfolgt über digitale Plattformen oder Netzwerke, wie:

- E-Mail mit strukturierter Datei: Beispielsweise eine XML-Datei im Anhang.
- Peppol: Ein europaweites Netzwerk für den standardisierten Austausch von E-Rechnungen.
- Rechnungsportale der öffentlichen Hand: Viele Behörden stellen spezielle Portale zur Verfügung, über die Rechnungen eingereicht werden können

Die Einführung der E-Rechnung verfolgt mehrere Ziele:

Steigerung der Effizienz:
Der manuelle Aufwand bei der Rechnungsprüfung wird reduziert, da Daten automatisiert verarbeitet werden können.

Kampf gegen Steuerbetrug:
Durch die Standardisierung und Digitalisierung wird die Transparenz erhöht und Betrug, insbesondere bei der Umsatzsteuer, erschwert.

Umweltschutz:
Der Verzicht auf Papierrechnungen spart Ressourcen und schont die Umwelt.

EU-weite Harmonisierung:
Die verpflichtende Einführung ist Teil der Bemühungen, den digitalen Binnenmarkt zu stärken.

Um rechtzeitig auf die E-Rechnung umzustellen, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

Analyse der aktuellen Prozesse:
Prüfen Sie, wie Rechnungen derzeit erstellt, versendet und verarbeitet werden. Klären Sie, ob Ihr System bereits E-Rechnungen unterstützen kann.

Software-Upgrade:
Aktualisieren Sie Ihre Buchhaltungs- und ERP-Software, um E-Rechnungen erstellen und empfangen zu können. Achten Sie auf die Unterstützung von Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung.

Schulungen:
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit neuen Prozessen und Tools.

Austausch mit Geschäftspartnern:
Klären Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten, wie die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgen soll, und richten Sie gemeinsame Prozesse ein.

Rechtliche Absicherung:
Überprüfen Sie, ob Ihre Rechnungen weiterhin den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts entsprechen.

Ja, es gibt Übergangsfristen für die Einführung der E-Rechnung in Deutschland:

Ab dem 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dies bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen.

Bis zum 31. Dezember 2026: Unternehmen können weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF-Dokumente versenden.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist bis zum 31. Dezember 2027, um auf die Ausstellung von E-Rechnungen umzustellen.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Übergangsfristen nur für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen tritt bereits am 1. Januar 2025 in Kraft.

Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnungen einreichen oder empfangen können, riskieren Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung. Im schlimmsten Fall kann die Annahme von Rechnungen verweigert werden, was zu Liquiditätsproblemen führen kann. Zudem könnten Sanktionen oder Bußgelder drohen, wenn die gesetzlichen Anforderungen missachtet werden.

Bitte beachten Sie:

Sämtliche hier bereitgestellten Ausführungen sind unverbindlich und vorbehaltlich weiterer gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben, welche noch ergehen. Hier finden Sie das aktuelle BFM-Schreiben vom 15. Oktober 2024.
Im Zweifel wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung, da es erfahrungsgemäß für jeden Anwender individuelle Vorgaben und Anforderungen gibt.

Die Archivierung von E-Rechnungen unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen, die sicherstellen sollen, dass die Rechnungen revisionssicher, manipulationsfrei und zugänglich aufbewahrt werden. Unternehmen müssen dabei insbesondere die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (UStG), der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und des Handelsgesetzbuches (HGB) beachten.

Elektronische Archivierung:
E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format (z. B. XML oder ZUGFeRD) aufbewahrt werden.
Ein bloßes Drucken oder Speichern als PDF reicht nicht aus, da dadurch die maschinenlesbare Struktur verloren geht.

Revisionssicherheit:
Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen, das heißt:

Unveränderbarkeit:
Die Daten dürfen nach der Archivierung nicht mehr verändert werden können.

Nachvollziehbarkeit:
Jede Rechnung muss einem Geschäftsvorgang eindeutig zugeordnet werden können.

Zugriffskontrolle:
Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf die archivierten Rechnungen haben.

Lesbarkeit:
Die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist in lesbarer Form zugänglich sein. Das bedeutet, dass die notwendigen Systeme und Softwaretools verfügbar sein müssen, um die Dateien zu öffnen.

Aufbewahrungsfristen:
Nach § 147 AO (Abgabenordnung) und § 257 HGB beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen 10 Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Daten bei Bedarf dem Finanzamt oder anderen prüfenden Behörden vorgelegt werden können.

Speicherort und Datensicherheit:
Rechnungen können lokal oder in der Cloud gespeichert werden. Bei Cloud-Lösungen muss sichergestellt sein, dass die Daten den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der GoBD entsprechen.Regelmäßige Backups und Schutzmechanismen gegen Datenverlust (z. B. durch Verschlüsselung oder Firewalls) sind verpflichtend.

Protokollierung:
Der gesamte Prozess der Archivierung muss protokolliert werden. Änderungen oder Zugriffe auf die Archivsysteme sollten nachvollziehbar dokumentiert sein.

Technische Systeme und Standards:

Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, bieten sich professionelle Archivierungslösungen an:

- Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die speziell für die elektronische Archivierung ausgelegt sind.
- ERP-Systeme mit integrierter Archivierungsfunktion
- Zertifizierte Cloud-Lösungen die DSGVO-konform sind und die GoBD-Anforderungen erfüllen.

Die ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern trägt auch dazu bei, Prozesse effizienter zu gestalten und das Risiko von Sanktionen bei Betriebsprüfungen zu minimieren.