Digitale Personalakte

SPÜRBARE ZEITERSPARNIS

Die digitale Personalakte bietet die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Personalwesen. Personaldokumente der Mitarbeiter werden automatisch in das digitale Dokumenten-Managementsystem Starke-DMS® eingepflegt und dort zentral verwaltet. Sie werden damit in vielen Bereichen, wie z. B. Lohnabrechnung, Krankmeldungen, Überstunden, Reisekosten, Vertragswesen, Weiterbildung, Wiedervorlagen oder Bewerbermanagement entlastet.

Das vereinfachte Suchen und Finden von Personalinformationen spart Zeit, Platz und Geld, denn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten betragen 10 Jahre nach Austritt des Mitarbeiters.

IHRE VORTEILE

- Automatische Übernahme von Dokumenten wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen oder DEÜV-Meldungen.
- Bewerbermanagement inkl. Workflow.
- Zugriff ist klar strukturiert durch Rechteverwaltung.
- Einsatzmöglichkeit auch für Personal-Dienstleister.
- Automatische Aktenbildung und Zuordnung von Dokumenten.

Digitalisierungspflicht

von Entgeltunterlagen sind die Grundlage für die elektronische Betriebsprüfung.

Bereits seid Januar 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, begleitende Entgeltunterlagen in digitaler Form aufzubewahren. Hier ist eine Vielzahl an Dokumenten betroffen, die vom Beschäftigten digital beim Arbeitgeber eingereicht oder von anderen Institutionen ausgestellt werden. Je nach Sachverhalt können zu den Entgeltunterlagen unterschiedliche Dokumente gehören.
So zum Beispiel die Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen, Kopie vom Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status, Stundenaufzeichnungen etc.

Ziel ist es, eine digitale Grundlage für die ab dem 1. Januar 2023 vorgesehenen elektronischen Betriebsprüfungen zu schaffen und für die Arbeitgeber zu vereinfachen. Die Unterlagen sind dem Arbeitgeber bereits von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.

Anforderungen an die Dokumente

- Jedes Dokument muss in einer eigenen Datei abgespeichert werden.
- Aufruf und Darstellung der Daten muss orts- und systemunabhängig funktionieren (erlaubt sind PDF und Bilddateien wie z.B. jpeg, bmp, png oder tif.
- Daten der Krankenkassen dürfen in gelieferter Dokumentenart gespeichert werden.
- Dateinamen müssen eindeutig sein.
- Die Beschäftigten sind rechtlich verpflichtet, die Daten elektronisch zu liefern.

Die Entgeltunterlagen in elektronischer Form können in einer professionellen Dokumentenablage geführt werden wie. z.B. der digitalen Personalakte von Starke-DMS®. Diese bietet nicht nur die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben, auch werden Personaldokumente automatisch in das Dokumenten-Managementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Natürlich hat Sicherheit oberste Priorität!

Wir beraten Sie gerne!