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Archivierung und Dokumentenmanagement

Revisionssicher - effizient - skalierbar!

Den Ordner per Mausklick zur Hand, die gesuchte Eingangsrechnung per Enter-Taste in sekundenschnelle auf dem Bildschirm? Das ist problemlos möglich. Mit Starke-DMS® haben Sie mehr als nur ein rechtskonformes Archiv, vielmehr haben Sie ein hervorragendes Programm um Verwaltungsprozesse und Aufgaben noch besser lösen können. Sie archivieren, verwalten und steuern Ihre Dokumente ganz einfach digital und haben alle Geschäftsprozesse in einer revisionssicheren Langfrist-Speicherung.

Rechnungen, E-Mails, Angebote, Verträge, all das liegt zentral in einem System. Ihre Dokumente sind dort nicht nur rechtskonform archiviert, sondern der gesamte Dokumentenprozess ist im DMS digital abbildbar. Jedes Unternehmen arbeitet unterschiedlich und jedes Unternehmen benötigt unterschiedliche Funktionen und Organisationen. Aus diesem Grund ist das DMS-System modular aufgebaut, so dass Sie nur das erwerben, was Sie letztendlich auch verwenden wollen. Zudem konfigurieren wir Ihnen das System so wie Sie es brauchen!

Belegerkennung

Ein großer Anteil von eingehendem Schriftverkehr wird im Geschäftsalltag in der Regel mit nur wenigen strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht. So tauchen täglich wiederkehrende Schriftstücke auf, die in verschiedenster Weise weiterverarbeitet werden müssen. Mit der Starke-DMS Belegerkennung werden diese Dokumente automatisch ausgelesen, rechtskonform archiviert und die Daten für andere Anwendungen zur Verfügung gestellt (z.B. Ihre Finanzbuchhaltung). Speziell bei gleichartigen Belegen und für sich wiederholende Ablage- und Archivierungstätigkeiten kann die Indizierung somit weiter automatisiert werden. Hierdurch ist eine deutliche Entlastung von Routinetätigkeiten mit einem hohen Erfassungsaufwand möglich. Ihre Vorteile:

- erhebliche Zeiteinsparung durch OCR-Zeichenerkennung
- rechtskonforme Archivierung
- erleichtere suchen und finden von Dokumenten
- deutliche Entlastung bei Routinetätigkeiten
- Qualitätssteigerung durch automatische Prüfung
- automatische Übergabe von Daten an Fremdsysteme
Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen fallen - per Post oder E-Mail - in jedem Unternehmen an. Damit Sie so wenig Aufwand wie möglich haben, begleitet und führt das DMS-System diesen Prozess von der Digitalisierung bis zur Buchung. Egal auf welchem Weg Eingangsrechnungen Ihr Unternehmen erreichen, sie werden digital erfasst und automatisch mit Stempeln versehen. Anschließend werden die Rechnungen automatisch ausgelesen, klassifiziert und vorgangsorientiert archiviert. Dank der intelligenten Prozesssteuerung wird jeder Rechnungsvorgang einer Gruppe von Mitarbeitern, oder einer einzelnen Person, zugewiesen. Für jeden Lieferanten können bestimmte Fristen hinterlegt werden, die eine schnelle und fristgerechte Bearbeitung und Zahlung gewährleisten. Dank der Vertreterregelung wird keine Rechnung übersehen. Sollte ein Mitarbeiter geplant oder ungeplant abwesend sein, wird der Vorgang automatisch einem Vertreter zugewiesen. Der Vorgesetzte behält dabei immer den Überblick über alle laufenden Prozesse. Bei Bedarf voll automatisch! Starke-DMS bietet dank der zahlreichen Schnittstellen die Möglichkeit, den Rechnungsvorgang automatisch zu bearbeiten. So ist die Übergabe der Belege und die Verbuchung zum Beispiel in die WinLine Finanzbuchhaltung problemlos möglich.
Workflow

Jedes Unternehmen arbeitet mit unterschiedlichsten Geschäftsprozessen. Dazu gehören die Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen oder die Bearbeitung der Anfragen von Neukunden, um nur einige Beispiele zu nennen. Die Gemeinsamkeit all dieser Prozesse ist, dass einzelne Aufgaben innerhalb einer bestimmten Frist von bestimmten Mitarbeitern abgearbeitet werden müssen.
Mit dem Workflow-Management sorgen Sie für eine durchgängige Eingangsprüfungen. Die Wege und Ziele Ihres Dokumenten- und Arbeitsflusses definieren Sie dabei nach Ihren Wünschen. So können z.B. Rechnungen ganz einfach per Workflow gesteuert werden. Aufgaben können definiert und an Mitarbeiter übertragen, fristgerecht geprüft, weitergeleitet und leicht und sicher überwacht werden. Dank flexiblen Anbindungen an andere Software können Ihre Dokumente auch ganz einfach übergeben werden. Bei Bedarf, auch voll automatisch!

Ihre Vorteile
- Automatische Zuordnung und Verteilung aller digitalen Dokumente
- Eskalationsmanagement und Fristenkontrolle der einzelnen Aufgaben
- Permanente Statusmeldungen per E-Mail an zuständige Mitarbeiter
- Ohne Programmierkenntnisse einfach administrierbar

E-Mail Management

Fast der gesamte Schriftverkehr von Unternehmen läuft heute elektronisch. Dabei unterliegt ein Großteil des Schriftverkehrs bestimmten Aufbewahrungspflichten, die z.B. im HGB, in der AO und in den GoBD geregelt sind. Viele auf diesem Weg weitergereichte Informationen sind steuerrelevant und müssen daher nach Paragraph 147 Abs. 1 der Abgabenordnung elektronisch aufbewahrt werden. Hinzu kommt, dass steuerrelevante Informationen, also auch E-Mails, jederzeit und unverzüglich verfügbar sein müssen und natürlich sind diese Daten wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung. Abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen wählen Sie die passende Strategie. Das MailArchiv bietet eine serverseitige E-Mail-Archivierung, welche von jedem imap-fähigen Mailserver E-Mails regelbasiert abgreifen kann - rechtskonform und automatisch. Anschließend können dadurch bestimmte Workflows ausgelöst werden, um Ihre Prozesse noch flüssiger und effizienter zu gestalten.
Als clientbasierte Lösung bietet sich das MailAddin an. Es integriert sich nahtlos in Ihren E-Mail Client und ermöglicht den Mitarbeitern auf Knopfdruck Mails in der Anwendung manuell zu archivieren. Um eine umfassende Lösung Ihres E-Mail Managements zu erzielen, können beide Varianten auch in Kombination verwendet werden. Natürlich stehen die E-Mails nach der Archivierung mit allen weiteren Daten verknüpft zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick.
MobilArchiv - Offline Modus

Trotz der weltweiten Vernetzung gibt es immer noch Standorte, an denen Sie zwar Informationen benötigen, Ihnen aber keine Internetverbindung zur Verfügung steht. Für diese Fälle ist Starke-DMS MobilArchiv konzipiert. Damit können Sie einzelne Dokumente oder ganze Akten auf einen mobilen Datenträger exportieren. Natürlich wurde neben der Funktionalität auch großer Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten gelegt: verschlüsselte Ablage der Dokumente auf dem Datenträger, Passwortabfrage und flexible Suchmechanismen sind selbstverständlich. Das Starke-DMS MobilArchiv wird nicht mit dem Starke-DMS synchronisiert und ist mit einer Kopie der ausgewählten archivierten Dokumente gleichzusetzen. Bei unseren Anwendern hat das MobilArchiv in ganz verschiedenen Bereichen Anwendung gefunden. Neben der Offline-Verfügbarkeit von Dokumenten für Kunden- und Besprechungen wird es auch für die Bereitstellung von Daten für den Steuerberater sowie für das Übergeben von umfangreichen Nebenkostenabrechnungen an Endkunden auf einem Datenträger verwendet.
Rechtskonform - zertifiziert - sicher!

STARKE DMS ist nach IDW PS 880 Prüfstandard zertifiziert!
Alle rechtlichen Anforderungen werden vom Starke-DMS erfüllt und halten den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS) stand. Das ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben und diese wird auch vom Bundeszentralamt für Steuern empfohlen. Vertrauliche Dokumente oder sensible Kundendaten werden im Starke-DMS mit umfangreichen Mechanismen geschützt:
- Verschlüsselte Ablage archivierter Dokumente.
- Detailliertes Berechtigungskonzept auf Dokument- und Funktionsebene, z.B. für das Exportieren von Dokumenten.
- Zuschaltbare zweite Passwortabfrage bei der Vergabe von Benutzerrechten (Vier-AugenPrinzip).
- Vertraulichkeitsstufen für einzelne Dokumente