Sage HR - digitale Personalakte

Zusatzmodul zur Sage HR Suite

Die digitale Personalakte hat dieselbe Aufgabe wie eine herkömmliche Akte aus Papier: Sie enthält all die Dokumente, die den Mitarbeiter persönlich betreffen und die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Der Unterschied liegt darin, dass diese Dokumente nicht mehr in Papierform vorliegen. Sie werden vielmehr konsequent digitalisiert und im Idealfall automatisch in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, wo sie zentral verwaltet werden.

Der große Vorteil der digitalen Akte: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann dezentral darauf zuzugreifen, das heißt ganz unabhängig davon, wo er sich gerade aufhält. Zugriffsberechtigt ist der betreffende Mitarbeiter selbst. Das können aber auch die Mitarbeiter der HR-Abteilung sein. Dazu wird in Benutzerprofilen genau festgelegt, wer sich was ansehen und wer wo Änderungen vornehmen darf.

Behalten Sie alle Informationen über Ihre Mitarbeiter im Blick.
Gestalten Sie Routineaufgaben effizient: Legen Sie Mitarbeiterdokumente transparent, übersichtlich und sicher in der digitalen Personalakte Ihres Personalprogramms ab.

Profitieren Sie von Zeitgewinn und Einfachheit: Die Sage HR Suite legt Ihre Berichte automatisch und strukturiert zum Monatswechsel ab. Sie suchen etwas Bestimmtes? Dann werden Sie garantiert schnell fündig, denn Sie können hier kontextbezogen recherchieren.

Treffen Sie valide Entscheidungen: Sie greifen mit der digitalen Personalakte auf vollständige und aktuelle Daten eines jeden Mitarbeiters zu und das völlig unabhängig von Ort und Zeit.

Sparen Sie Geld: Dank der Digitalisierung Ihrer Prozesse sparen Sie sich Kosten, die Ihnen bisher beim Handling von Papierdokumenten entstanden sind. Gemeint sind Ausgaben, um diese vor physikalischen Schäden wie Feuer und Wasser, aber auch vor unberechtigten Zugriffen Dritter zu schützen.

Sage HR digitale Personalakte

• elektronische Archivierung und Verwaltung von Dokumenten zum Mitarbeiter und / oder Mandanten unter Verwendung des Dokumentenmanagementsystems (DMS)
• strukturierte Ablage in beliebig viele Kategorien oder nach Dokumentenarten (max. 999)
• strukturierte Ablage: automatisch, manuell, mit Freigabeprozess
• automatische Ablage von Berichten und Serienbriefen zum Mitarbeiter aus der Sage HR Personalabrechnung und dem Sage HR Personalmanagement
• automatische Ablage von Berichten zum Mandanten aus der Sage HR Personalabrechnung
• Ablage externer Dokumente in unterschiedlichen Formaten: als PDF, MS-Office-Dokument (Word, Excel), E-Mail, Bild und Grafik (z. B. PNG, BMP, JPG)
• freie Attribuierung von externen Dokumenten
• automatische Verschlagwortung der abgelegten Dokumente zur späteren komfortablen Recherche
• komfortables Betrachten der digitalen Personalakten durch die Sage HR Integration und eine Dokumentenvorschau
• Einhaltung von Aufbewahrungspflichten
• Einhaltung von GoBD-Richtlinien, Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen